SUOMI-ROMANIA-SEURA RY

Yhdistyksen säännöt

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Suomi-Romania-Seura ry, Föreningen Finland-Rumänien rf,  ja sen kotipaikka on Helsingin kaupunki.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on tehdä tunnetuksi Romaniaa, sen luontoa, kulttuuria,kirjallisuutta, taidetta ja yhteiskuntaelämää sekä edistää Suomen ja Romanian välisiä suhteita kulttuurin, matkailun ja henkilökohtaisen kanssakäymisen alalla.Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää esitelmätilaisuuksia, tapaamisia ja retkiä, näyttelyitä, yhteislaulu- ja runoiltoja, muita kulttuuritilaisuuksia  sekä voittoa tavoittelematonta kielenopetusta.Yhdistys järjestää  kulttuuri- ja muita ryhmämatkoja, harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaatavoitteena lisätä Romanian ja romanialaisen kulttuurin tuntemusta Suomessa sekä toisaalta tehdä suomalaista  kulttuuria  tunnetuksi Romaniassa. Yhdistys toimii yhteistyössä muiden ystävyysseurojen ja Suomessa toimivien romanialaisyhdistysten kanssa sekä solmii yhteyksiä vastaaviin Romaniassa toimiviin yhdistyksiin. Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi vastaanottaa lahjoituksia ja avustuksia sekä järjestää asianmukaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä.

3. Jäsenet

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Yhdistyksen kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavalla tavalla edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää yhdistyksen syyskokous. Kunniajäseniltä ja kunniapuheenjohtajilta ei peritä jäsenmaksua.

6. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 6 varsinaista jäsentä sekä 3 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan 1-2 varapuheenjohtajaa sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja(t), sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

8. Tilikausi ja toiminnantarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen toimintakertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kuukautta ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.

9. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokoukseen sekä sen hallituksen kokouksiin voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta.

Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta  jäsenille postitetuilla kirjeillä  tai sähköpostitse.

11. Varsinaiset kokoukset

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa

kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. esitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja toiminnantarkastajan lausunto

6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja

muille vastuuvelvollisille

7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa

kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus

seuraavalle kalenterivuodelle

6. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet yhdistyksen seuraavalle toimintakaudelle.

7. valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja   

8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen

käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin,

että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.  

***********************

Hallituksen ohjeistuksia sääntöjä täydentämään:

 Edellä olevien sääntöjen lisäksi hallitus on laatinut ohjeet yhdistyksen taloudenhoitoa varten sekä jäsenten ja ulkopuolisten palkitsemiskäytäntöjä varten. Nämä ohjeet ovat  1. Toimintaohje (seuran talousasoioden hoito ja siihen liittyvät asiat) ja 2. Palkitsemisohje. Näitä ohjeita hallitus voi tarvittaessa  tarkistaa ja päivittää ja ne ovat voimassa toistaiseksi.

1. Talousohje

SUOMI-ROMANIA-SEURA RY:N TOIMINTAOHJE
 

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 25.3.2017

1. TOIMINTAOHJE
 

Tähän ohjesääntöön on kirjattu Suomi-Romania-Seura ry:n toiminnan ja taloudenhoidon keskeiset periaatteet. Toimintaohje tarkistetaan yhdistyksen hallituksessa tarvittaessa. Yhdistyksen taloudenhoidossa noudatetaan yhdistyslakia, kirjanpitolakia, verohallinnon määräyksiä ja yhdistyksen omia sääntöjä sekä hallituksen päätöksiä.

2. VASTUUNJAKO TALOUSASIOISSA

2.1. Yhdistyksen vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokous on yhdistyksen korkein päättävä elin. Suomi-Romania-Seuralla on voimassaolevien sääntöjensä mukaan kaksi vuotuista sääntömääräistä kokousta; kevätkokous ja syyskokous. Lisäksi tarvittaessa voidaan järjestää ylimääräisiä kokouksia.

Syyskokouksessa päätetään talouteen liittyen seuraavista asioista:

vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio,

määrätään jäsenmaksut,

valitaan yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet

valitaan toiminnantarkastaja ja hänelle varahenkilö seuraavan vuoden toimintaa ja tilejä tarkastamaan.

Kevätkokouksessa päätetään talouteen liittyen seuraavista asioista:

vahvistetaan edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös sekä päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.

2.2 Yhdistyksen hallitus

valmistelee ja panee toimeen yhdistyksen kokousten päätökset,

huolehtii ja vastaa yhdistyksen taloudesta ja omaisuudesta,

päättää yhdistyksen pankkitilin käyttäjistä,

päättää suurista taloudellisista sopimuksista ja hankinnoista (yli 500 euroa) sekä

talousarviopoikkeamista,

päättää yhdistyksessä käytettävistä matkakustannusten korvauksista, sekä

tarkistaa ja hyväksyy toimintaohjeen tarvittaessa.

2.3 Työvaliokunta ja toimikunnat
 

Hallitus voi halutessaan perustaa työvaliokunnan tai muita toimikuntia valmistelemaan hallituksen päätettäviä asioita tai jotain määrättyä hanketta.

2.4 Puheenjohtaja
 

Puheenjohtajan tai tämän valtuuttaman henkilön on hyväksyttävä kaikki yhdistyksen laskut ja maksut allekirjoituksellaan. Puheenjohtaja voi päättää itsenäisesti alle 500 euron arvoisista sopimuksista ja hankinnoista.

2.5 Yhdistyksen virallisten retkien, ja muiden tapahtumien järjestäjät
 

Tapahtumien vastuulliset järjestäjät noudattavat hallituksen ohjeita yksittäisten tapahtumien talousasioiden hoidossa.

2.6 Rahastonhoitaja
 

Rahastonhoitaja numeroi ja tiliöi yhdistyksen laskut, seuraa taloutta ja valmistelee seuraavan vuoden talousarvion yhdessä hallituksen kanssa. Rahastonhoitajalla on yhdistyksen tili(e)n käyttöoikeus, ja hän huolehtii sen maksuliikenteestä. Rahastonhoitajan lisäksi tili(e)n käyttöoikeus voidaan hallituksen päätöksellä myöntää tarvittaessa myös muille hallituksen jäsenille tai toimihenkilöille.

2.7 Kirjanpitäjä
 

Kirjanpitäjä voi olla joko rahastonhoitaja tai hallituksen erikseen tehtävään valitsema henkilö. Hänen tehtäviensä toimeksiannosta päättää hallitus.

2.8 Toiminnantarkastaja
 

Toiminnantarkastajaksi valitaan esteetön ja pätevä henkilö sääntöjen määräämällä tavalla yhdistyksen syyskokouksessa. Yhdistyksellä on yksi toiminnantarkastaja ja hänellä yksi varahenkilö. Toiminnantarkastaja tarkastaa yhdistyksen kirjanpidon oikeellisuuden ja hyväksyttävyyden. Toiminnantarkastajalla on oikeus saada nähtäväkseen yhdistyksen kirjanpito ja muu tarkastuksessa tarvittava aineisto.
 

3. TALOUSARVIO

Rahastonhoitaja laatii yhdistyksen talousarvion, jonka hallitus esittää syyskokoukselle hyväksyttäväksi. Vastuu talousarvion seurannasta on yhdistyksen hallituksella. Yhdistyksen merkittävämpiä yksittäisiä tapahtumia varten voidaan laatia tarvittaessa erilliset talousarviot, jotka laatii tapahtuman vastuullinen järjestäjä yhdessä yhdistyksen rahastonhoitajan kanssa.

4. TILIT

Yhdistyksellä on vähintään yksi käyttötili, minkä lisäksi erityisistä syistä voidaan perustaa myös muita tilejä. Tilien käyttöoikeuden haltijoille voidaan hallituksen päätöksellä hankkia myös maksukortti tai muita maksuvälineitä.
 

5. OMAISUUS

Kaikkien yhdistyksen jäsenten on huolehdittava yhdistyksen omaisuudesta. Jokainen jäsen vastaa käyttämästään yhdistyksen omaisuudesta sekä seuran omaisuudelle mahdollisesti tuottamistaan vahingoista. Irtaimesta omaisuudesta pidetään luetteloa, jota ylläpitää hallituksen valitsema henkilö. Pienistä hankinnoista ja muista omaisuuden muutoksista päättää yhdistyksen puheenjohtaja. Arvoltaan yli 500 euron omaisuuden muutoksista päättää seuran hallitus.

6. LASKUT JA TOSITTEET

Laskut ja maksut hoidetaan yleisesti hyväksyttyjä tositteita käyttäen. Laskutositteiden oheen on liitettävä kuitit aina, kun se on mahdollista. Laskut toimitetaan hyväksyttäviksi puheenjohtajalle tai tämän valtuuttamalle henkilölle, joka toimittaa laskut rahastohoitajalle/kirjanpitäjälle tiliöintiä ja maksua varten. Laskut ja tositteet on säilytettävä kuuden vuoden ajan.

8. KULUKORVAUKSET JA PALKKIOT

Yhdistyksen omien tapahtumien järjestämisestä, luottamustehtävistä tai muusta yhdistystä kiinteästi hyödyttävästä toiminnasta aiheutuvat yhdistyksen jäsenten matkakustannukset voidaan korvata hallituksen päätöksellä noudattaen vuosikokouksen asettamia rajoja. Myös ulkopuolisille esiintyjille voidaan tarvittaessa maksaa palkkioita ja/tai matkakulukorvauksia.

Yhdistyksen tapahtumien järjestämisestä, luottamustehtävistä tai muusta yhdistystä kiinteästi hyödyttävästä toiminnasta aiheutuvat kustannukset voidaan korvata hallituksen päätöksellä. Kustannuksia voivat olla esimerkiksi toimistotarvike-, puhelin-, netti- ja kopiointikulut. Korvaushakemukset on aina tehtävä kirjallisina ja riittävästi eriteltyinä.

9. KIRJANPITO

Yhdistyksen kaikki rahaliikenne on kirjanpitolain mukaan kirjattava. Yhdistyksen kirjanpito hoidetaan kirjanpitolain ja yhdistyslain mukaisesti. Kirjanpidosta vastaa joko rahastonhoitaja tai erillinen kirjanpitäjä. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä kymmenen vuoden ajan, pois lukien laskut ja tositteet, jotka on säilytettävä 6 vuotta.

10. TILINPÄÄTÖS, TOIMINTAKERTOMUS JA TOIMINNANTARKASTUS

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Toimintakertomus ja tilinpäätös hyväksytään yhdistyksen kevätkokouksessa hallituksen esityksestä. Hallitus käsittelee toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen viimeistään kevätkokousta edeltävässä kokouksessaan. Yhdistyksen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen ennen asiakirjojen toimittamista toiminnantarkastajalle. Tilinpäätös, tilit ja muut tarpeelliset asiakirjat on jätettävä toiminnantarkastajalle viimeistään kuukausi ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajan on annettava kirjallinen lausunto tarkastuksestaan yhdistyksen hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.

Helsingissä, 25.3.2017

Suomi-Romania-Seura ry:n hallitus 

2. Palkitsemisohje

Suomi-Romania-Seuran palkitsemisohje

Tämä ohje on hyväksytty käyttöön yhdistyksen syyskokouksessa Salossa 8.11.2014

 1. OHJEEN TARKOITUS