SUOMI-ROMANIA-SEURA RY

Yhdistyksen säännöt

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Suomi-Romania-Seura ry, Föreningen Finland-Rumänien rf,  ja sen kotipaikka on Helsingin kaupunki.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on tehdä tunnetuksi Romaniaa, sen luontoa, kulttuuria,kirjallisuutta, taidetta ja yhteiskuntaelämää sekä edistää Suomen ja Romanian välisiä suhteita kulttuurin, matkailun ja henkilökohtaisen kanssakäymisen alalla.Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää esitelmätilaisuuksia, tapaamisia ja retkiä, näyttelyitä, yhteislaulu- ja runoiltoja, muita kulttuuritilaisuuksia  sekä voittoa tavoittelematonta kielenopetusta.Yhdistys järjestää  kulttuuri- ja muita ryhmämatkoja, harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaatavoitteena lisätä Romanian ja romanialaisen kulttuurin tuntemusta Suomessa sekä toisaalta tehdä suomalaista  kulttuuria  tunnetuksi Romaniassa. Yhdistys toimii yhteistyössä muiden ystävyysseurojen ja Suomessa toimivien romanialaisyhdistysten kanssa sekä solmii yhteyksiä vastaaviin Romaniassa toimiviin yhdistyksiin. Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi vastaanottaa lahjoituksia ja avustuksia sekä järjestää asianmukaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä.

3. Jäsenet

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Yhdistyksen kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavalla tavalla edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää yhdistyksen syyskokous. Kunniajäseniltä ja kunniapuheenjohtajilta ei peritä jäsenmaksua.

6. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 6 varsinaista jäsentä sekä 3 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan 1-2 varapuheenjohtajaa sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja(t), sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

8. Tilikausi ja toiminnantarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen toimintakertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kuukautta ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.

9. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokoukseen sekä sen hallituksen kokouksiin voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta.

Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta  jäsenille postitetuilla kirjeillä  tai sähköpostitse.

11. Varsinaiset kokoukset

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa

kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. esitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja toiminnantarkastajan lausunto

6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja

muille vastuuvelvollisille

7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa

kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus

seuraavalle kalenterivuodelle

6. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet yhdistyksen seuraavalle toimintakaudelle.

7. valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja   

8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen

käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin,

että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

 

12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.  

***********************

Suomi-Romania-Seura ry:n

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 § / 3.5.2018

Rekisterinpitäjä: Suomi-Romania-Seura ry, Maneesikatu 2 B 11, 00170 HELSINKI

<jussi.m.tuovinen@gmail.com>

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Mikko Heikkilä Solistintie 4 25130 Muurla

<heikkila.mj@gmail.com>

Rekisterin nimi: Suomi-Romania-seuran jäsenluettelo

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Seuran hallituksen yhteydenpito jäsenistöön kirjeitse ja sähköpostin välityksellä, sekä seuran jäsenkirjeiden, kokouskutsujen ja seuran jäsenlehden osoiteluettelo

Rekisterin tietosisältö: jäsenten nimet, postiosoitteet ja sähköpostiosoitteet

Säännönmukaiset tietolähteet: jäseniltä vastaanotetut tiedot

Tietojen säännönmukaiset luovutukset: ei luovuteta ulkopuolisille

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: ei luovuteta

Rekisterin suojauksen periaatteet: A. manuaaliset tiedot jäsenrekisterin ylläpitäjällä, sihteerillä ja jäsenlehden päätoimittajalla suojatussa tilassa, B. ATK:lla käsiteltävät tiedot jäsenrekisterin ylläpitäjällä, sihteerillä ja jäsenlehden päätoimittajalla salasanan takana.

TIETOSUOJASELOSTE: Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 § / 3.5.2018

Rekisterinpitäjä: Suomi-Romania-Seura ry, Maneesikatu 2 B 11, 00170 HELSINKI

<jussi.m.tuovinen@gmail.com>

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Mikko Heikkilä Solistintie 4 25130 Muurla

<heikkila.mj@gmail.com>

Rekisterin nimi: Suomi-Romania-seuran jäsenluettelo

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Seuran hallituksen yhteydenpito jäsenistöön kirjeitse ja sähköpostin välityksellä, seuran jäsenkirjeiden, kokouskutsujen ja seuran jäsenlehden osoiteluettelo

Rekisterin tietosisältö: jäsenten nimet, postiosoitteet ja sähköpostiosoitteet

Säännönmukaiset tietolähteet: jäseniltä vastaanotetut tiedot

Tietojen säännönmukaiset luovutukset: ei luovuteta ulkopuolisille

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: ei luovuteta

Rekisterin suojauksen periaatteet: A. manuaaliset tiedot jäsenrekisterin ylläpitäjällä, sihteerillä ja jäsenlehden päätoimittajalla suojatussa tilassa, B. ATK:lla käsiteltävät tiedot jäsenrekisterin ylläpitäjällä, sihteerillä ja jäsenlehden päätoimittajalla salasanan takana.

Tarkastusoikeus: jokaisella jäsenellä omien tietojensa osalta

Oikeus vaatia tiedon korjaamista: jokaisella rekisteriin merkityllä omien tietojensa osalta

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet: ei muita oikeuksia

 

 

 

Hallituksen ohjeistuksia sääntöjä täydentämään:

 Edellä olevien sääntöjen lisäksi hallitus on laatinut ohjeet yhdistyksen taloudenhoitoa varten sekä jäsenten ja ulkopuolisten palkitsemiskäytäntöjä varten. Nämä ohjeet ovat  1. Toimintaohje (seuran talousasoioden hoito ja siihen liittyvät asiat) ja 2. Palkitsemisohje. Näitä ohjeita hallitus voi tarvittaessa  tarkistaa ja päivittää ja ne ovat voimassa toistaiseksi.

 

 

1. Talousohje

SUOMI-ROMANIA-SEURA RY:N TOIMINTAOHJE
 

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 25.3.2017

1. TOIMINTAOHJE ( = SRS:n Talousohje)
 

Tähän ohjeeeseen on kirjattu Suomi-Romania-Seura ry:n toiminnan ja taloudenhoidon

keskeiset periaatteet. Toimintaohje tarkistetaan yhdistyksen hallituksessa tarvittaessa.

Yhdistyksen taloudenhoidossa noudatetaan yhdistyslakia, kirjanpitolakia,

verohallinnon määräyksiä sekä yhdistyksen omia sääntöjä sekä hallituksen päätöksiä.

2. VASTUUNJAKO TALOUSASIOISSA

2.1. Yhdistyksen yleinen kokous

Yhdistyksen kokous on yhdistyksen korkein päättävä elin. Suomi-Romania-Seuralla on

voimassaolevien sääntöjensä mukaan kaksi vuotuista sääntömääräistä kokousta;

kevätkokous ja syyskokous. Lisäksi tarvittaessa voidaan järjestää ylimääräisiä

kokouksia.

Syyskokouksessa päätetään talouteen liittyen seuraavista asioista:

- vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio,

- määrätään jäsenmaksut,

- valitaan yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet

- valitaan toiminnantarkastaja ja hänelle varahenkilö seuraavan vuoden toimintaa ja

   tilejä tarkastamaan.

Kevätkokouksessa päätetään talouteen liittyen seuraavista asioista:

- vahvistetaan edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös sekä päätetään

   vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.

2.2 Yhdistyksen hallitus

- valmistelee ja panee toimeen yhdistyksen kokousten päätökset,

- huolehtii ja vastaa yhdistyksen taloudesta ja omaisuudesta,

- päättää yhdistyksen pankkitilin käyttäjistä,

- päättää suurista taloudellisista sopimuksista ja hankinnoista (yli 500 euroa) sekä

talousarviopoikkeamista,

- päättää yhdistyksessä käytettävistä matkakustannusten korvauksista, sekä

- tarkistaa ja hyväksyy toimintaohjeen ( = talousohjeen) tarvittaessa.

2.3 Työvaliokunta ja toimikunnat

Hallitus voi halutessaan perustaa työvaliokunnan tai muita toimikuntia valmistelemaan

hallituksen päätettäviä asioita tai jotain määrättyä hanketta.

2.4 Puheenjohtaja

Puheenjohtajan tai tämän valtuuttaman henkilön on hyväksyttävä kaikki yhdistyksen

laskut ja maksut allekirjoituksellaan. Puheenjohtaja voi päättää itsenäisesti alle 500

euron arvoisista sopimuksista ja hankinnoista.

2.5 Yhdistyksen virallisten retkien, ja muiden tapahtumien järjestäjät
 

Tapahtumien vastuulliset järjestäjät noudattavat hallituksen ohjeita yksittäisten

tapahtumien talousasioiden hoidossa.

2.6 Rahastonhoitaja

Rahastonhoitaja numeroi ja tiliöi yhdistyksen laskut, seuraa taloutta ja valmistelee

seuraavan vuoden talousarvion yhdessä hallituksen kanssa. Rahastonhoitajalla on

yhdistyksen tili(e)n käyttöoikeus, ja hän huolehtii sen maksuliikenteestä.

Rahastonhoitajan lisäksi tili(e)n käyttöoikeus voidaan hallituksen päätöksellä myöntää

tarvittaessa myös muille hallituksen jäsenille tai toimihenkilöille.

2.7 Kirjanpitäjä

Kirjanpitäjä voi olla joko rahastonhoitaja tai hallituksen erikseen tehtävään valitsema

henkilö. Hänen tehtäviensä toimeksiannosta päättää hallitus.

2.8 Toiminnantarkastaja

Toiminnantarkastajaksi valitaan esteetön ja pätevä henkilö sääntöjen määräämällä

tavalla yhdistyksen syyskokouksessa. Yhdistyksellä on yksi toiminnantarkastaja ja

hänellä yksi varahenkilö. Toiminnantarkastaja tarkastaa yhdistyksen kirjanpidon

oikeellisuuden ja hyväksyttävyyden. Toiminnantarkastajalla on oikeus saada

nähtäväkseen yhdistyksen kirjanpito ja muu tarkastuksessa tarvittava aineisto.
 

3. TALOUSARVIO

Rahastonhoitaja laatii yhdistyksen talousarvion, jonka hallitus esittää syyskokoukselle

hyväksyttäväksi. Vastuu talousarvion seurannasta on yhdistyksen

hallituksella. Yhdistyksen merkittävämpiä yksittäisiä tapahtumia varten voidaan laatia

tarvittaessa erilliset talousarviot, jotka laatii tapahtuman vastuullinen järjestäjä yhdessä

yhdistyksen rahastonhoitajan kanssa.

 

4. TILIT

Yhdistyksellä on vähintään yksi käyttötili, minkä lisäksi erityisistä syistä voidaan

perustaa myös muita tilejä. Tilien käyttöoikeuden haltijoille voidaan hallituksen

päätöksellä hankkia myös maksukortti tai muita maksuvälineitä.

 

5. OMAISUUS

Kaikkien yhdistyksen jäsenten on huolehdittava yhdistyksen omaisuudesta. Jokainen

jäsen vastaa käyttämästään yhdistyksen omaisuudesta sekä seuran omaisuudelle

mahdollisesti tuottamistaan vahingoista. Irtaimesta omaisuudesta pidetään luetteloa,

jota ylläpitää hallituksen valitsema henkilö. Pienistä hankinnoista ja muista

omaisuuden muutoksista päättää yhdistyksen puheenjohtaja. Arvoltaan yli 500 euron

omaisuuden muutoksista päättää seuran hallitus.

 

6. LASKUT JA TOSITTEET

Laskut ja maksut hoidetaan yleisesti hyväksyttyjä tositteita käyttäen. Laskutositteiden

oheen on liitettävä kuitit aina, kun se on mahdollista. Laskut toimitetaan yleensä

hyväksyttäviksi puheenjohtajalle tai tämän valtuuttamalle henkilölle, joka toimittaa

laskut rahastohoitajalle/kirjanpitäjälle tiliöintiä ja maksua varten. Laskut ja tositteet on

säilytettävä kuuden vuoden ajan.

 

8. KULUKORVAUKSET JA PALKKIOT

Yhdistyksen omien tapahtumien järjestämisestä, luottamustehtävistä tai muusta

yhdistystä kiinteästi hyödyttävästä toiminnasta aiheutuvat yhdistyksen jäsenten

matkakustannukset voidaan korvata hallituksen päätöksellä noudattaen

vuosikokouksen asettamia rajoja. Myös ulkopuolisille esiintyjille voidaan tarvittaessa

maksaa palkkioita ja/tai matkakulukorvauksia.

Yhdistyksen tapahtumien järjestämisestä, luottamustehtävistä tai muusta yhdistystä

kiinteästi hyödyttävästä toiminnasta aiheutuvat kustannukset voidaan korvata

hallituksen päätöksellä. Kustannuksia voivat olla esimerkiksi toimistotarvike-,

puhelin-, netti- ja kopiointikulut. Korvaushakemukset on aina tehtävä kirjallisina ja

riittävästi eriteltyinä.

9. KIRJANPITO

Yhdistyksen kaikki rahaliikenne on kirjanpitolain mukaan kirjattava. Yhdistyksen

kirjanpito hoidetaan kirjanpitolain ja yhdistyslain mukaisesti. Kirjanpidosta vastaa joko

rahastonhoitaja tai erillinen kirjanpitäjä. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä kymmenen

vuoden ajan, pois lukien laskut ja tositteet, jotka on säilytettävä 6 vuotta.

 

10. TILINPÄÄTÖS, TOIMINTAKERTOMUS JA TOIMINNANTARKASTUS

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Toimintakertomus ja tilinpäätös hyväksytään

yhdistyksen kevätkokouksessa hallituksen esityksestä. Hallitus käsittelee

toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen viimeistään kevätkokousta edeltävässä

kokouksessaan. Yhdistyksen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen ennen asiakirjojen

toimittamista toiminnantarkastajalle. Tilinpäätös, tilit ja muut tarpeelliset asiakirjat on

jätettävä toiminnantarkastajalle viimeistään kuukausi ennen kevätkokousta.

Toiminnantarkastajan on annettava kirjallinen lausunto tarkastuksestaan yhdistyksen

hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.

Helsingissä, 25.3.2017

Suomi-Romania-Seura ry:n hallitus 

 

 

2. Palkitsemisohje

Suomi-Romania-Seuran palkitsemisohje

Tämä ohje on hyväksytty käyttöön yhdistyksen syyskokouksessa Salossa 8.11.2014

 

 1. OHJEEN TARKOITUS

 

SUOMI-ROMANIA-SEURA RY

KUNNIAPUHEENJOHTAJA: Lauri Lindgren

KUNNIAJÄSENET: Maija-Liisa Pitkä ja Tuulikki Sulander

SEURAN NUMEROITUJEN STANDAARIEN JAKOLUETTELO (alkaen vuodesta 2011)

1. 21.10.2011 Lauri Lindgren: Pitkäaikainen puheenjohtaja ja kunniapuheenjohtaja      Romania-Suomi -sanakirjatyö

2. 21.10.2011 Marjo Cosma: Pitkäaikainen työ Suomen  ja Romanian kulttuurisuhteiden hyväksi

3. 21.10.2011 Romanian suurlähetystö: Romanian ja Suomen kulttuuriyhteistyön edistäminen

4. 7.10.2012 Smaranda Enache: Romanian ja Suomen kulttuuriyhteistyön edistäminen

5. 3.10.2012 Suomen suurlähetystö: Suomen ja Romanian kulttuuriyhteistyön edistäminen

6. 9.11.2013 Inkeri Koskelo / Matti Koskelo PM: Romania-Suomi -sanakirjatyö 

7. 9.11.2013 Marilena Aldea: Romania-Suomi -sanakirjatyö  

8. 23.3.2014 Akaan kaupunginkirjasto: Romania -kokoelman pitkäaikainen ylläpito

9. 8.11.2014 Sinikka ja Seppo Koivisto: Pitkäaikainen työ seuran toiminnan edistämiseksi

10. 8.10.2016 Eira Karjalainen:Työ toimittajana Romanian tunnettuuden edistämiseksi Suomessa

11. 8.10.2016 Marjatta Vesalainen: Työ Romanian romanien hyväksi Suomessa

12. 8.10.2016 Inkeri Sippo-Tujunen ja AriTujunen: Romanialaisen kansantanssiperinteen tunnetuksi tekeminen Suomessa

13. 8.10.2016 Paavo Vähätiitto: Pitkäaikainen työ seuran hyväksi

14. 2.06.2017 Valamon luostari:Tunnustuksena ortodoksisen luostariperinteen ylläpidosta Suomessa